O mapa da sua terça: os quatro horários e a coluna de quem faz cada um hoje
Resumo rápido
Se o mesmo nome se repetir nas quatro linhas, o que existe ali não é um processo, é uma pessoa. E pessoa tira férias, adoece e dorme.
É o mapa do dia em branco que eu prometi. Ele tem os quatro horários em que aquelas quatro coisas aconteceram, e uma coluna vazia do lado. O seu trabalho é escrever, em cada linha, quem faz aquilo hoje na sua empresa. Leva dois minutos e o resultado costuma ser desconfortável, que é justamente o ponto.
O mapa, pra você copiar numa folha
Quatro linhas, três colunas. A da esquerda é a hora em que aquilo acontece hoje na sua empresa, e a da direita é o nome de quem faz.
HORA | O QUE ACONTECEU | QUEM FAZ ISSO HOJE NA MINHA EMPRESA __:__ | começou a busca por empresas novas | ______________________________ __:__ | saiu o lembrete da fatura que vencia hoje | ______________________________ __:__ | uma conversa virou horário marcado | ______________________________ __:__ | alguém perguntou preço e teve resposta | ______________________________
Como preencher, em dois minutos
- Na coluna da hora, escreva o horário em que aquilo de fato acontece hoje. Não o horário ideal: o real. A cobrança que sai na sexta escreve sexta.
- Na coluna da direita, escreva o nome da pessoa. Se for você, escreva o seu nome, por extenso, nas quatro se for o caso.
- Se alguma linha não acontece na sua empresa, escreva não acontece. Isso também é resposta, e costuma ser a linha da busca por clientes novos.
- Olhe a coluna da direita inteira de uma vez. É ela que responde a pergunta.
O que as quatro linhas têm em comum
Nenhuma das quatro é difícil. São coisas fáceis e sempre iguais, todo dia. O que elas exigem não é talento, é alguém disponível no minuto certo, e disponibilidade é o recurso que falta em empresa pequena. É por isso que elas são as primeiras a sair da sua mão: não porque são as mais importantes, mas porque são as mais repetidas e as mais previsíveis.
O que acontece quando elas passam por você
Elas não deixam de acontecer, acontecem tarde. E o atraso não aparece em nenhuma linha do balanço.
- A cobrança que sai cinco dias depois vira conversa constrangedora em vez de lembrete.
- A resposta de preço enviada na manhã seguinte encontra alguém que já foi atendido por outro.
- A busca por clientes novos, que sempre cai no fim do expediente, simplesmente não é feita, mês após mês.
- O horário marcado que dependeu de você repassar vira uma conversa que esfriou.
Por qual começar
Por uma só. E a que vale começar não é a mais cara nem a mais impressionante: é a que hoje te faz pegar o celular fora do expediente. Essa é a que está custando mais, mesmo que ela não apareça em lugar nenhum.
O que continua sendo seu
Não é a empresa inteira andando sozinha, e nem precisa ser. Tarefa repetida, de regra estável e resultado previsível, sai da sua mesa. O que depende de julgamento, de negociação e de relação continua com gente, e é exatamente para isso que o tempo devolvido serve.
Pro tips
- 01
Escreva a hora REAL, não a ideal. O mapa só serve se ele mostrar o dia que existe hoje
- 02
Preencha com alguém da equipe do lado. O nome que você acha que está na linha nem sempre é o que está
- 03
Comece pela linha que te faz pegar o celular fora do expediente. É a que está custando mais sem aparecer
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Perguntas frequentes
Preenchi e o meu nome está nas quatro linhas. E agora?
É o resultado mais comum, e ele não é um diagnóstico ruim, é um ponto de partida. Escolha uma linha só, a que te faz pegar o celular fora do expediente, e resolva essa primeiro. As outras três continuam com você enquanto isso.
Minha empresa não tem as quatro. Só duas acontecem.
Então são duas linhas, e as outras duas viram uma pergunta melhor: elas deveriam acontecer? A busca por clientes novos é a que mais some das empresas pequenas, e some justamente porque nunca tem hora.
Isso é sobre demitir gente?
Não. É sobre quatro tarefas repetidas pararem de esperar pela mesma pessoa. O que essas quatro devolvem é hora de gente para o que precisa de gente: conversa, negociação e decisão.
Preciso de um sistema para isso?
Para preencher o mapa, não: é uma folha e dois minutos. Para resolver cada linha, depende da linha, e o caminho barato quase sempre começa com o que você já usa, o WhatsApp e a agenda.
Quer implementar isso?
Me chama no WhatsApp. Ajudo você a configurar ou implemento pra você.
Quero ajuda no WhatsAppGastão Matos
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