Roteiro seguro para delegar uma tarefa a uma assistente de IA

O que este material é (e o que ele não é)

É um modelo de pedido e de conferência. Você pode usar em papel, em um bloco de notas ou direto na conversa com a assistente. Ele ajuda você a pedir só o necessário, a pedir um rascunho em vez de um envio e a conferir tudo antes de autorizar. Ele não envia mensagens, não acessa contatos, não conecta nenhuma ferramenta e não promete resultado. Também não reproduz nenhum dado do vídeo, que está oculto de propósito.

O roteiro de 7 passos

• Defina a tarefa em uma frase: o que precisa ser resolvido, sem rodeios.
• Separe o contexto mínimo: só a informação sem a qual a tarefa não anda. Na dúvida, deixe de fora.
• Diga quem vai receber a comunicação. Se a assistente precisar localizar o contato, peça para ela mostrar o que encontrou antes de seguir.
• Peça um rascunho, não um envio. Escreva de forma clara: "não envie nada".
• Revise o rascunho: confira destinatário, conteúdo, anexos, horário e tom.
• Autorize por escrito, só depois da revisão. O envio acontece apenas com um sim explícito da pessoa responsável.
• Registre o resultado sem guardar dados pessoais desnecessários: anote o que foi feito e o que precisou ser corrigido.

Modelo de pedido para copiar

Copie o texto abaixo e troque os três campos entre colchetes. Os campos são [DESTINATÁRIO], [TAREFA] e [CONTEXTO MÍNIMO]. Repare que o pedido já diz o que a assistente não deve fazer: enviar.

Prepare um rascunho para [DESTINATÁRIO] sobre [TAREFA].
Use apenas [CONTEXTO MÍNIMO].
Se faltar alguma informação, pergunte em vez de inventar.
Não envie nada.
Mostre o rascunho para a minha revisão e espere a minha autorização.

Exemplo preenchido (situação inventada)

Imagine uma pequena empresa que precisa confirmar com o setor de compras a entrega de um pedido de material de escritório. O pedido preenchido ficaria assim:

Prepare um rascunho para o setor de compras sobre a confirmação da entrega do pedido de material de escritório.
Use apenas o número do pedido e a data de entrega combinada.
Se faltar alguma informação, pergunte em vez de inventar.
Não envie nada.
Mostre o rascunho para a minha revisão e espere a minha autorização.

Preparar e enviar são coisas diferentes

Preparar é gerar um texto que uma pessoa lê. Enviar muda algo no mundo real e não dá para desfazer: a mensagem já chegou. Por isso o roteiro separa as duas etapas e coloca a sua revisão entre elas. Quanto mais difícil é desfazer a ação, mais clara precisa ser a autorização.

Antes de autorizar, confira

• O destinatário: é mesmo a pessoa ou o setor certo?
• O conteúdo: tudo o que está escrito veio da informação que você passou? O que não estava nela não deve aparecer.
• Os dados pessoais: remova o que a comunicação não precisa para cumprir o objetivo.
• Os anexos, o horário, o idioma e o tom.
• O tipo de pedido: confirme que a assistente só preparou o rascunho e que nada foi enviado.
• A sua decisão: autorize de forma explícita, e só depois de ler tudo. Na dúvida, não autorize e peça um ajuste.

O que nunca mandar para a assistente

• Senhas, códigos de acesso e códigos de verificação.
• Documentos pessoais, como RG e CPF, de você, da equipe ou de clientes.
• Dados de cartão, conta bancária e outros dados de pagamento.
• Informações de saúde ou outros dados sensíveis de pessoas.
• Listas completas de clientes quando a tarefa envolve só uma pessoa ou um grupo pequeno.
• Conversas inteiras quando basta um trecho.
• Informação de terceiros que você não tem autorização para compartilhar.

Seu próximo passo

Escolha uma tarefa pequena e sem dado sensível, como uma confirmação de pedido ou um lembrete interno. Preencha o modelo, peça só o rascunho e passe pela lista de conferência antes de autorizar qualquer envio. Se quiser conversar sobre uma tarefa da sua empresa, use o botão abaixo.