A folha de conferência de painel: descubra em um minuto se o seu número é real

Duas palavras, antes de começar

• PAINEL é qualquer tela que te entrega um total já somado: o relatório do sistema, o aplicativo, o resumo que chega por e-mail, a planilha que alguém montou.
• A FONTE é o lugar onde o dinheiro entrou de verdade: o extrato da conta, o aplicativo da maquininha, o caderno do caixa. É contra a fonte que se confere, nunca contra outro relatório.

A conferência, passo a passo

• Escolha UM dia da semana passada. Um dia normal, nem o melhor nem o pior. Dia esquisito atrapalha a leitura.
• Abra a fonte e pegue três lançamentos desse dia. Só três. Anote os valores.
• Abra a calculadora do Windows: tecla Windows, digite calc, Enter.
• Some os três. Anote o resultado. Esta é a SUA SOMA.
• Abra o painel e veja quanto ele mostra para esse mesmo dia, com os mesmos três lançamentos dentro. Anote. Este é o NÚMERO DO PAINEL.
• Na mesma calculadora, divida o número do painel pela sua soma. O resultado é o sinal.
• Leia o sinal na tabela abaixo.

A conta

número do painel  ÷  a sua soma  =  o sinal

Exemplo usado aqui: três vendas de 90, 120 e 150.
A sua soma dá 360.

Deu 1, ou muito perto de 1

Bateu. Pode confiar no resto do relatório até a próxima conferência.

Deu 1 e pouco (1,05 · 1,10 · 1,20)

Provavelmente não é erro: é taxa, frete ou imposto entrando no total do painel e não entrando na sua soma. Vale perguntar o que exatamente está incluso naquele total, e seguir a vida.

Deu 5 e alguma coisa (o painel mostrou por volta de 1.950)

Moeda convertida sem precisar. O sistema está tratando o seu real como se fosse dólar em algum ponto do caminho.

O que perguntar para quem cuida do sistema:

"Esse relatório está convertendo alguma moeda? Porque o valor está saindo multiplicado por volta de cinco vezes."

Deu exatamente 100 (o painel mostrou 36.000)

Centavo lido como real. O valor está guardado em centavos e sendo mostrado como se fosse real. É o mais comum dos três e o mais invisível, porque o número continua bonito na tela.

O que perguntar:

"Esse total está em reais ou em centavos? Está saindo exatamente cem vezes maior do que a soma do dia."

Deu um número quebrado, sem padrão (2,16 · 3,4 · 1,87)

Futuro somado como presente. O total está incluindo o que ainda não aconteceu: pedido não pago, reserva não cumprida, orçamento não aprovado.

O que perguntar:

"Esse total inclui pedido não pago e orçamento não aprovado? Eu preciso de uma visão só do que já entrou."

Deu menos de 1 (o painel mostra menos do que você somou)

Falta lançamento no painel, ou tem venda entrando por um caminho que o sistema não enxerga: dinheiro, Pix na mão, venda no balcão.

O que perguntar:

"Quais formas de pagamento entram nesse relatório e quais ficam de fora?"

A tabela para anotar

Imprima e preencha uma linha por mês. Em três meses você vai saber, olhando, se o seu painel é confiável.

+---------+------------+-------------+-------------+---------+--------------+
|  MÊS    | DIA ESCO-  | A MINHA     | O NÚMERO DO |  DIVI-  | O QUE EU FIZ |
|         | LHIDO      | SOMA        | PAINEL      |  SÃO    |              |
+---------+------------+-------------+-------------+---------+--------------+
|         |            |             |             |         |              |
+---------+------------+-------------+-------------+---------+--------------+
|         |            |             |             |         |              |
+---------+------------+-------------+-------------+---------+--------------+
|         |            |             |             |         |              |
+---------+------------+-------------+-------------+---------+--------------+
|         |            |             |             |         |              |
+---------+------------+-------------+-------------+---------+--------------+
|         |            |             |             |         |              |
+---------+------------+-------------+-------------+---------+--------------+
|         |            |             |             |         |              |
+---------+------------+-------------+-------------+---------+--------------+

Quando não bater

• Não brigue com o sistema e não mude nada sozinho.
• Refaça a conferência com outro dia. Se der o mesmo sinal, é padrão, e padrão tem conserto.
• Mande a pergunta pronta da lista acima para quem cuida do sistema, com os dois números na mão: a sua soma e o número do painel. Pergunta com número dentro é respondida em dez minutos. Pergunta sem número vira reunião.
• Enquanto não estiver resolvido, decida pela sua soma, não pelo painel.

A regra que vale mais que a folha

Confira antes de decidir, não depois de decidir. Um minuto por mês, num dia escolhido a esmo, é o que separa uma decisão tomada em cima de dinheiro que existe de uma tomada em cima de dinheiro que apareceu numa tela.