A ficha da empresa: meia página que faz a IA responder como o seu negócio

Como usar, em três passos

• Abra o Bloco de Notas. Tecla Windows, digite bloco, Enter.
• Copie a ficha abaixo, troque o que está entre colchetes pelos dados da sua empresa e apague as linhas de exemplo. Salve na área de trabalho com o nome ficha-da-empresa.
• Toda vez que for pedir alguma coisa para uma IA, cole a ficha primeiro e a sua pergunta depois.

A linha de abertura da ficha

Esta é a ficha da minha empresa. Use tudo o que está aqui para responder, e não invente nada que não esteja escrito nela.

1. O que a empresa faz

Em uma frase: o que você vende e para quem.

Exemplo, empresa fictícia:
Conserto de ar-condicionado residencial e de escritório, na cidade e região.

A minha:
[o que você vende, em uma frase, e pra quem]

2. O que a empresa não faz

O serviço que você recusa, a região que não atende, o tamanho que não cabe. É a linha que mais evita resposta errada, porque é ela que impede a IA de prometer o que você não vende.

Exemplo, empresa fictícia:
Não instalo do zero, não atendo condomínio inteiro, não vou pra fora da região, não faço orçamento por telefone.

A minha:
[três ou quatro coisas que você não faz, escritas do jeito mais direto possível]

3. Preço e prazo

A faixa de cada serviço, e o que faz o valor subir ou descer. Faixa, não valor exato: você continua livre para fechar o preço na conversa.

Exemplo, empresa fictícia:
Visita 180. Limpeza de 280 a 420. Sobe com altura, urgência e fim de semana. Prazo de dois a quatro dias úteis a partir da confirmação.

A minha:
[os seus serviços com a faixa de preço, o que mexe no valor, e o prazo com o marco de onde ele começa a contar]

4. Como a empresa fala

O tratamento, o tamanho da frase, o que nunca entra no texto.

Exemplo, empresa fictícia:
Você, não senhor. Frase curta. Sem emoji. Sem "prezado cliente". Termina sempre perguntando alguma coisa.

A minha:
[como você trata o cliente, o tamanho da frase, e duas ou três coisas que nunca podem aparecer]

5. As três perguntas difíceis e a resposta oficial

Desconto, prazo apertado e concorrente mais barato. Escreva a resposta que você quer que saia sempre, inclusive quando você não estiver na frente do computador.

Exemplo, empresa fictícia:
Desconto: eu não dou desconto, mas divido em três vezes sem juros.
Prazo apertado: consigo em 24 horas com taxa de urgência de 120.
Concorrente mais barato: meu serviço tem 90 dias de garantia por escrito, e eu volto de graça se voltar a falhar.

A minha:
Desconto: [a sua resposta oficial]
Prazo apertado: [a sua resposta oficial]
Concorrente mais barato: [a sua resposta oficial]

6. As palavras da casa

Como vocês chamam cada coisa e como o cliente chama. Escreva as duas, senão a IA usa a sua palavra técnica com quem não entende ela.

Exemplo, empresa fictícia:
Pra gente é higienização, pro cliente é limpeza.
Pra gente é visita técnica, pro cliente é "ir lá olhar".

A minha:
[as suas palavras de dentro, com a palavra que o cliente usa do lado]

O que não escrever na ficha

• Nome, telefone e e-mail de cliente.
• Senha, dado de banco e número de cartão.
• Nada que você não colaria num grupo de WhatsApp.
• A ficha é sobre a empresa, não sobre quem compra dela.

Teste se funcionou

Depois de colar a ficha, faça esta pergunta na sequência, trocando o que está entre colchetes.

"Um cliente me perguntou quanto custa [o seu serviço mais pedido] e se vocês fazem [uma coisa que você não faz]. Responda como se fosse a minha empresa."

Como ler o resultado do teste

• Se a resposta vier com a sua faixa de preço, recusando com clareza o que você não faz e falando do jeito que você escreveu na linha 4, funcionou.
• Se vier alguma coisa como "nossos valores variam conforme a demanda, entre em contato para um orçamento personalizado", a ficha não foi lida ou está vaga demais. Volte na linha 3 e escreva números.

Manutenção

A sua primeira ficha vai sair incompleta, e tem que sair mesmo. Você só descobre o que falta nela quando a IA erra outra vez. Quando isso acontecer, não brigue com ela: acrescente uma linha aqui dizendo o certo e salve. Em duas semanas ela para de errar naquilo. Meia página, escrita uma vez e mantida. É a única coisa que você precisa manter.