Checklist: como escolher a primeira tarefa repetitiva para uma assistente de IA

O que este material é (e o que ele não é)

É um roteiro de diagnóstico para papel, planilha ou bloco de notas. Ele ajuda você a separar três coisas: de onde vem a informação (a fonte), o que precisa sair no final (a saída) e quem confere antes de usar (a aprovação humana). Ele não configura nenhuma assistente, não conecta sistemas e não promete resposta automática. O que você prepara aqui serve para qualquer conversa futura sobre o assunto, com qualquer ferramenta ou com qualquer pessoa.

As 7 perguntas para escolher a primeira tarefa

• Qual tarefa se repete toda semana?
• Em qual setor ela acontece (atendimento, contratos, financeiro, outro)?
• Que informação a pessoa precisa consultar para começar?
• Onde essa informação está guardada (sistema, planilha, documento, conversa)?
• A assistente deve apenas preparar um rascunho ou também executar uma ação?
• Em que ponto uma pessoa precisa revisar e aprovar?
• Como vamos conferir se a resposta preparada está correta?

Modelo de ficha para preencher

Copie o modelo abaixo e preencha uma ficha para cada tarefa candidata. Se você não consegue responder um campo, esse é o sinal de que a tarefa ainda precisa ser entendida melhor antes de qualquer próximo passo.

Setor:
Tarefa que se repete:
Com que frequência acontece:
Fonte consultada (onde está a informação):
Saída esperada (rascunho, resumo, lista):
A assistente só prepara ou também executa uma ação?
Quem revisa e aprova (cargo, sem nome de pessoa):
Como conferir antes de usar:
O que nunca pode sair sem aprovação:
Dados que ficam de fora (pessoais ou sensíveis):

Exemplo preenchido (empresa fictícia)

Imagine uma pequena empresa de serviços de manutenção, inventada para este exemplo. Todo começo de semana, alguém do comercial revisa as propostas enviadas e escreve mensagens de retomada para as que ficaram sem resposta. A ficha dessa tarefa ficaria assim:

Setor: Comercial
Tarefa que se repete: toda segunda-feira, retomar as propostas enviadas na semana anterior que ficaram sem resposta
Com que frequência acontece: uma vez por semana
Fonte consultada (onde está a informação): a lista de propostas da empresa (planilha ou sistema) e o texto de cada proposta original
Saída esperada: um rascunho de mensagem de retomada para cada proposta pendente
A assistente só prepara ou também executa uma ação?: só prepara o rascunho
Quem revisa e aprova: a pessoa responsável pelo comercial
Como conferir antes de usar: comparar valor, prazo e item com a proposta original; ver se o destinatário está certo; ler o tom da mensagem
O que nunca pode sair sem aprovação: qualquer mensagem enviada para o cliente
Dados que ficam de fora: documentos pessoais, dados de pagamento e qualquer informação que a retomada não precise

Como decidir entre só rascunho e executar ação

Regra simples: comece sempre pelo rascunho. Um rascunho é um texto ou uma lista que uma pessoa lê antes de usar. Uma ação muda alguma coisa no mundo real, como enviar uma mensagem, alterar um cadastro ou registrar um pagamento. Quanto mais difícil é desfazer a ação, mais clara precisa ser a aprovação antes dela.

• Só rascunho: a saída é um texto, um resumo ou uma lista, e uma pessoa decide o que fazer com ele.
• Só rascunho: o erro seria constrangedor ou caro e difícil de desfazer (mensagem para cliente, valor, prazo, contrato).
• Só rascunho: você ainda não sabe quão confiável é a fonte consultada.
• Talvez ação, com aprovação explícita antes: a ação é pequena, fácil de desfazer e você já conferiu o rascunho dessa mesma tarefa várias vezes.
• Em qualquer caso, escreva na ficha o que nunca pode acontecer sem aprovação.

Sinais de que a tarefa NÃO é boa para começar

• Ela acontece raramente. Sem repetição, não há o que mapear.
• Cada vez é diferente e depende de julgamento que nem você sabe explicar.
• A informação necessária não está guardada em lugar nenhum, só na cabeça de alguém.
• A fonte está desatualizada, bagunçada ou cheia de versões diferentes.
• O erro tem consequência grave: dinheiro, saúde, questão jurídica ou relação com cliente importante.
• Ela exige dados pessoais ou sensíveis que não precisariam sair de onde estão.
• Ninguém na empresa tem tempo ou responsabilidade para revisar o resultado.
• Você não consegue dizer como saber se a resposta está certa.

Como conferir o rascunho antes de usar

• Compare números, datas e nomes com a fonte original, nunca com a memória.
• Confira o destinatário e o que está sendo pedido ou prometido no texto.
• Veja se algo foi inventado: se um dado não está na fonte, ele não deve aparecer no rascunho.
• Leia o tom: ele combina com a forma como a sua empresa fala?
• Anote o que precisou corrigir. Esse registro mostra se a tarefa é mesmo uma boa candidata.

Cuidados com dados

• Use o mínimo de informação necessário para a tarefa.
• Deixe de fora documentos pessoais, dados de pagamento e senhas.
• Em testes iniciais, prefira exemplos sem nenhum dado real de cliente.
• Defina quem pode ver o resultado e onde ele fica guardado.

Seu próximo passo

Liste três tarefas que se repetem na sua empresa e preencha uma ficha para cada uma. Escolha a que tiver fonte clara, saída simples e uma pessoa pronta para revisar. Essa é a candidata à primeira tarefa. Se quiser conversar sobre o resultado do seu diagnóstico, use o botão abaixo.