Avaliação: o assistente de IA da AutonomIA cabe na sua rotina de propostas comerciais?

O problema: começar a proposta do zero a cada cliente

• O modelo mais recente está em uma pasta e a versão que deu certo está em outra.
• A descrição do serviço mudou, mas o texto antigo continua circulando.
• As condições combinadas com o cliente estão numa conversa, não no documento.
• Ninguém tem certeza do que se repete e do que muda de um cliente para outro.

O que o vídeo mostra, passo a passo

• Quando os acessos estão configurados, o pedido chega pelo Telegram ou pelo painel com as informações daquele cliente.
• O assistente consulta os modelos e as referências que a empresa autorizou.
• Ele separa o que se repete, como apresentação, descrição do serviço e trechos aprovados, do que muda naquele cliente.
• Ele prepara um rascunho com o que realmente mudou e deixa como pendente o que não foi informado.
• A equipe confere escopo, valores, condições e texto antes de aprovar.
• A ideia é reaproveitar a base aprovada e dedicar a atenção da equipe ao que realmente muda. Isso depende de como a sua base está organizada.

O que costuma se repetir e o que costuma mudar

Uma boa forma de enxergar a sua rotina é separar o que quase nunca muda do que precisa de conferência a cada cliente. Veja um exemplo de divisão:

O que costuma se repetir:
- apresentação da empresa
- descrição dos serviços
- condições gerais já aprovadas
- forma de apresentar os próximos passos

O que costuma mudar e precisa de conferência:
- nome e necessidades do cliente
- escopo daquele trabalho
- valores e prazos combinados
- condições negociadas só com aquele cliente

Exemplo de rascunho organizado (empresa fictícia)

Imagine uma pequena empresa de reformas, inventada para este exemplo. Chega o pedido de uma proposta para reformar um banheiro. Um rascunho organizado poderia vir assim:

Base usada: modelo de proposta de reforma aprovado pela empresa
Trechos reaproveitados sem alteração: apresentação, descrição geral do serviço, condições gerais aprovadas
O que mudou neste cliente: tipo de reforma e escopo informado no pedido
O que falta confirmar: medidas do local e prazo desejado
Valores e prazo: não preenchidos até a equipe informar
Situação: rascunho aguardando a conferência da equipe

Onde isso já acontece de verdade

Na operação do próprio Gastão, o assistente chamado Luana escreve contratos pelo Telegram, a partir do que é pedido por mensagem. Para a sua empresa, o assistente de IA da AutonomIA é configurado com os seus modelos e as suas regras.

O que precisa existir na empresa para isso funcionar

• Pelo menos um modelo de proposta aprovado, em um lugar que possa ser consultado.
• A descrição dos serviços atualizada, em uma versão que a equipe reconheça como a certa.
• As condições comerciais registradas em algum lugar, e não só na memória de quem negociou.
• Uma pessoa responsável por conferir escopo, valores e condições antes da aprovação.
• Antes da configuração, a AutonomIA verifica quais pastas e sistemas podem ser conectados. O que não puder ser acessado precisa ser informado pela equipe.

7 perguntas para avaliar se esse fluxo cabe na sua empresa

• Você tem hoje um modelo de proposta que a equipe considera o certo?
• Onde ficam os modelos, as descrições de serviço e as condições (pasta, planilha, sistema, conversa)?
• Quantas propostas por mês começam do zero ou a partir de uma versão antiga?
• O que muda de um cliente para outro e o que quase nunca muda?
• Quem confere escopo, valores e condições antes de a proposta ser enviada?
• Há informações de cliente ou de preço que não devem ser consultadas?
• Como a equipe vai saber se o rascunho usou a versão certa do modelo?

O que o assistente não faz sozinho

• Não define valores, descontos ou condições.
• Não envia a proposta ao cliente.
• Não aprova o documento: a aprovação é da equipe.
• Não preenche o que não foi informado: deixa como pendente.
• Não decide qual versão de um modelo vale quando existem duas diferentes: isso a equipe confirma.

Riscos próprios de uma proposta

• Usar um modelo antigo que ainda circula numa pasta.
• Reaproveitar uma condição negociada com outro cliente.
• Deixar passar um valor ou um prazo que ninguém conferiu.
• Misturar informações de clientes diferentes no mesmo documento.
• Para reduzir esses riscos, compare valores, prazos e escopo com o que foi combinado, nunca com a memória.

Cuidados com dados

• Use o mínimo de informação necessário para a rotina funcionar.
• Deixe de fora documentos pessoais, dados de pagamento e senhas.
• Nos primeiros testes, prefira exemplos sem nenhum dado real de cliente.
• Defina quem pode ver o resultado e onde ele fica guardado.

Seu próximo passo

Escolha as três últimas propostas que a sua equipe montou e sublinhe o que era igual nas três. Esse trecho é a base que pode ser reaproveitada. O restante é o que precisa de conferência a cada cliente. Se a base existe e a equipe tem quem confira, esse fluxo merece ser avaliado. Para conversar sobre o seu caso, use o botão abaixo.