Avaliação: o assistente de IA da AutonomIA cabe no envio das suas propostas com anexo?

O problema: três versões e nenhuma certeza

• A proposta foi revisada várias vezes e cada versão ficou salva com um nome parecido.
• Ninguém registrou qual delas foi aprovada.
• O e-mail sai com o texto pronto e sem o anexo, ou com o anexo da versão antiga.
• O cliente responde perguntando pelo arquivo, ou aprova um valor que já tinha mudado.

O que o vídeo mostra, passo a passo

• Antes da configuração, a AutonomIA verifica quais pastas e qual e-mail podem ser conectados.
• Você pede pelo Telegram: preparar o envio da proposta para aquele cliente.
• O assistente procura, na pasta autorizada, a versão marcada como aprovada.
• Se houver mais de uma candidata e nenhuma estiver marcada, ele não escolhe: pergunta qual é.
• Ele deixa o e-mail preparado com o destinatário, o assunto e o arquivo certo anexado.
• Você confere, aprova e libera o envio. Sem a sua liberação, o e-mail não sai.

Como marcar a versão aprovada (vale com ou sem IA)

O assistente só encontra a versão aprovada se a empresa tiver um jeito claro de dizer qual é. No Windows, isso pode ser tão simples quanto uma subpasta e uma regra de nome de arquivo. Um exemplo:

Pasta do cliente\Propostas\
   rascunhos\
      proposta-cliente-v1.pdf
      proposta-cliente-v2.pdf
   aprovada\
      proposta-cliente-v3-APROVADA.pdf

Regra: só existe um arquivo dentro de "aprovada".
Quando outra versão é aprovada, a anterior volta para "rascunhos".

Exemplo de e-mail preparado para conferência (empresa fictícia)

Imagine um pequeno escritório de arquitetura, inventado para este exemplo. O aviso que chega pelo Telegram, antes de qualquer envio, poderia ficar assim:

E-mail preparado, aguardando a sua liberação
Para: contato da cliente, conforme o cadastro
Assunto: Proposta do projeto de reforma
Anexo: proposta-cliente-v3-APROVADA.pdf (pasta "aprovada")
Outras versões encontradas: v1 e v2, em "rascunhos", não anexadas
Para você: abrir o anexo, conferir e liberar ou pedir ajuste

Onde isso já acontece de verdade

Na operação do próprio Gastão, o assistente chamado Luana prepara, por exemplo, a resposta de um e-mail a partir de áudios enviados pelo Telegram, e o envio só acontece com a autorização dele. Para a sua empresa, o assistente de IA da AutonomIA é configurado para as suas pastas, o seu e-mail e a sua regra de aprovação.

O que precisa existir na empresa para isso funcionar

• Uma pasta por cliente, ou outro lugar fixo onde as propostas ficam guardadas.
• Uma regra clara para marcar a versão aprovada: nome do arquivo, subpasta ou registro.
• O e-mail certo de cada cliente registrado em algum lugar que possa ser consultado.
• Uma pessoa que aprova a proposta e uma pessoa, a mesma ou outra, que libera o envio.
• Antes da configuração, a AutonomIA verifica quais pastas e qual serviço de e-mail podem ser conectados.

7 perguntas para avaliar se essa rotina cabe na sua empresa

• Onde ficam hoje as propostas da empresa: no computador de alguém, numa pasta compartilhada ou no próprio e-mail?
• Como a equipe sabe qual versão foi aprovada?
• Quantas versões de uma mesma proposta costumam existir até o envio?
• Quem aprova a proposta, e quem aperta o botão de enviar?
• Onde está registrado o e-mail certo de cada cliente?
• Já saiu um e-mail sem anexo ou com a versão errada? O que foi feito depois?
• Quais propostas nunca devem sair sem uma conversa antes, como valor alto, condição especial ou cliente novo?

O que o assistente não faz sozinho

• Não envia o e-mail sem a sua liberação.
• Não escolhe entre duas versões quando nenhuma está marcada como aprovada: ele pergunta.
• Não altera valor, prazo ou condição da proposta.
• Não decide o destinatário quando o e-mail do cliente não está registrado.
• Não acessa pastas ou e-mails que não foram autorizados.

Riscos próprios do envio de proposta

• Duas versões marcadas como aprovadas ao mesmo tempo.
• Uma versão aprovada ontem que mudou hoje, sem ninguém atualizar a marcação.
• Um e-mail antigo no cadastro, e a proposta indo para a pessoa errada.
• Liberar o envio no automático, sem abrir o anexo.

Como conferir antes de liberar

• Abra o anexo, não confie só no nome do arquivo.
• Confira valor e prazo com o que foi combinado com o cliente.
• Confira o destinatário letra por letra.
• Veja se a lista de outras versões encontradas faz sentido. Se aparecer uma versão que você não conhecia, pare e pergunte.

Cuidados com dados

• Use o mínimo de informação necessário para a rotina funcionar.
• Deixe de fora documentos pessoais, dados de pagamento e senhas.
• Nos primeiros testes, prefira exemplos sem nenhum dado real de cliente.
• Defina quem pode ver o resultado e onde ele fica guardado.

Seu próximo passo

Abra no Explorador de Arquivos do Windows a pasta onde ficam as propostas da empresa e procure a última proposta enviada. Só olhando a pasta, você consegue dizer qual versão foi aprovada? Se não consegue, comece hoje criando a subpasta "aprovada" em cada cliente. Essa regra já ajuda a equipe agora e é a base para qualquer assistente encontrar o arquivo certo. Para conversar sobre o seu caso, use o botão abaixo.